Facebook

Architekt i jego praca, cz. XX

Z:A 87

KATEGORIA: A...symetria umowy

W tym odcinku „Asymetrii umowy” zostaną omówione zobowiązania zamawiającego, czyli część umowy z inwestorem, której żaden z potencjalnych klientów architekta na pewno nie pokocha.

Brak w umowie zobowiązań zamawiającego lub ich nieprecyzyjne opisanie zazwyczaj skutkuje kłopotami architekta. Umowa na prace architektoniczne obejmuje wzajemne zobowiązania. Przypomnieć więc należy: bez spełnienia przez inwestora pewnych warunków architekt nigdy nie będzie w stanie wywiązać się z przedmiotu umowy! 

Dokumenty formalnoprawne, których dostarczenie pozostaje w gestii zamawiającego, zostały opisane we wcześniejszych odcinkach Asymetrii umowy. W tej części zostaną ustalone konkretne tezy do postanowień umownych:

  • w ramach umowy zamawiający dostarczy architektowi dane i materiały niezbędne do wykonania projektu w określonych terminach – to podstawowy zapis w zobowiązaniach inwestora. Umowa powinna zawierać wykaz prac, które należą do jego obowiązków. Jeśli mamy do czynienia z prostym zadaniem projektowym, to wykaz ten może stanowić element głównego tekstu umowy. Przy bardziej skomplikowanych zadaniach wystąpi konieczność redakcji odrębnego załącznika umowy, wyszczególniającego zobowiązania zamawiającego. Bardzo istotne jest oznaczenie terminu dostarczenia poszczególnych dokumentów przez klienta. Termin ten powinien być określony przy każdej pozycji wykazu. Jego brak utrudni architektowi skuteczną obronę w przypadku wystąpienia sporów proceduralnych.
    Problem ten rozwiązano w bardzo interesujący sposób w Nowej Zelandii , gdzie skonstruowano wzorcową umowę. Trzeba przyznać, że przyjęte przez tamtejszą organizację architektoniczną (New Zealand Institute of Architects) rozwiązanie jest unikalne i urzeka swoją prostotą. Otóż nowozelandzcy koledzy swój wzór umowy skonstruowali jak ankietę, która zawiera pola do wypełnienia, określające wzajemne zobowiązania stron. To bardzo czytelne i – co istotne – wyjątkowo precyzyjne rozwiązanie. 
  • niedostarczenie materiałów w określonych terminach automatycznie przesuwa terminy realizacji świadczeń pozostających w gestii architekta – zapis jest konsekwencją uwagi opisanej powyżej. Brak określonych dokumentów uniemożliwia projektantowi kontynuowanie pracy. W związku z tym musi on wprowadzić do umowy zabezpieczenie. Skoro nie można kontynuować pracy, tym samym nie można dotrzymać terminów umownych. 

 

Uwaga dla architektów – zamawiający, pierwszy raz stykający się z architektem, odnoszą wrażenie, że stoi przed nimi amator, który w swojej bezczelności żąda dostarczenia jakichś dokumentów i w dodatku grozi, że nie wykona pracy, jeżeli klient, a jednocześnie pracodawca, nie przekaże mu ich na czas. Zadaniem architekta jest spokojne wytłumaczenie zamawiającemu złożoności tego problemu. Klient najczęściej stwierdza wtedy, że najlepiej, by projektant wszystko sam przygotował. Wobec tego warto, aby w treści umowy pojawiło się kolejne postanowienie.

  • zamawiający może podzlecić architektowi wykonanie części prac wymienionych w umowie, a będących w gestii klienta – nie ma z tym problemu, ale inwestor musi mieć świadomość, że jest to praca ponadstandardowa i w związku z tym honorarium projektanta będzie znacznie wyższe. Koledzy architekci, godzący się na nieodpłatne wykonanie takiego świadczenia, muszą bardzo uważać z deklaracjami. Występuje tu często reguła: „podaj dłoń, a stracisz rękę”. W konsekwencji trzeba liczyć się z koniecznością kolejnych ustępstw na rzecz klienta, działającego w myśl zasady: „skoro raz uzyskałem coś za darmo i architekt ustąpił, to zrobi to jeszcze raz”. Opisane zjawisko pojawia się w okresach recesji w budownictwie i stanowi pierwszy, bardzo istotny krok w kierunku naruszenia zasad uczciwej konkurencji, oczywiście między samymi architektami.
    Przy wystąpieniu prac dodatkowych w umowie należy zatem uwzględnić informację, że architektowi przysługiwać będzie za nie wynagrodzenie, z zaznaczeniem, iż jest ono niezależne od honorarium za prace projektowe. Trzeba też oddzielnie ustalić jego wysokość oraz terminy dostarczenia dokumentów. W tym momencie następuje poważny konflikt interesów. Zdobycie niektórych dokumentów zahacza o kodeks postępowania administracyjnego. Teoretycznie ten akt prawny określa terminy, w jakich właściwe urzędy powinny zakończyć czynności formalne. Praktyka bywa jedna inna.
    W module umowy o zobowiązaniach klienta konieczne jest więc wprowadzenie klauzuli mówiącej, że architekt nie odpowiada za opóźnienia, które wynikają z przedłużających się procedur uzyskania uzgodnień, opinii lub urzędowych decyzji. W przypadku większych zamówień kwestie te regulowane są w oddzielnym rozdziale „Terminy realizacji umowy”.

Uwaga dla zamawiających – niektórzy architekci mogą próbować nadużyć zaufania klienta i skorzystają z okazji do sztucznego przedłużania terminów dostarczania stosownych dokumentów przez właściwe instytucje, powołując się na opóźnienia, o których była mowa powyżej. Wbrew pozorom takie oświadczenia projektanta można bardzo łatwo zweryfikować. Wystarczy wyrywkowo sprawdzić w instytucjach, na które architekt powołuje się w uzasadnieniu, czy rzeczywiście występuje opóźnienie w wydawaniu dokumentów. W ten sposób zamawiający szybko zorientuje się, czy wybrany architekt jest osobą, która dalej może reprezentować jego interesy w procesie inwestycyjnym. Zwykle świadczenia te wykonywane są na pierwszych etapach prac projektowych, więc klient powinien poważnie rozważyć kwestię dalszej współpracy z nierzetelnym architektem.

  • mając na uwadze dobro inwestycji, zamawiający zobowiązany jest do współdziałania z architektem na etapie wykonywania przez niego projektu, a w szczególności do zatwierdzania proponowanych przez architekta rozwiązań projektowych lub formułowania do nich uwag w ustalonych terminach – to kolejne umowne zobowiązanie, z którego jednoznacznie wynika, że architekt nie wykona poprawnie swojej pracy, jeżeli nie będzie ona na bieżąco konsultowana z klientem. Niektórym czytelnikom może się wydawać, iż taki zapis w umowie jest zbędny. Niestety oczywiste sprawy też trzeba zapisać. Stała i ścisła konsultacja jest niezbędna z uwagi na dobro inwestycji. Przypomnieć należy, że architekt realizuje projekt dla konkretnego klienta, który najlepiej zna swoje potrzeby. Weryfikacja, czy proponowane rozwiązania zadowalają zamawiającego, to sprawa nadrzędna. Ważny jest również bezpośredni kontakt między stronami umowy. Często, szczególnie przy zamówieniach na jednorodzinne domy mieszkalne, nawiązuje się specyficzna więź pomiędzy architektem a klientem. Nierzadko ten pierwszy staje się powiernikiem drugiego. Szczera i otwarta współpraca daje olbrzymią satysfakcję. Takie kontakty wspomina się latami. W przypadku zleceń na większe założenia inwestycyjne trudno oczekiwać tego rodzaju relacji, choćby z powodu odmiennego charakteru wykonywanych prac. Wówczas komunikacja ma formalny charakter, co nie przeszkadza w pojawieniu się nici porozumienia pomiędzy osobami upoważnionymi przez strony do reprezentowania ich interesów.
    Gdyby relacje pomiędzy architektem a jego klientem były tak dobre, jak opisano, być może zaznaczone wyżej klauzule umowne okazałyby się zbędne. No cóż... Czasami projektant ma pecha i trafia na inwestora, z którym współpraca nie jest najłatwiejsza. Trzeba przyznać, że reguł tu nie ma. Klienci zlecający nawet tak małe zadania, jak projekt ogrodzenia, mogą być tak kłopotliwi, że architekt zapamięta współpracę z nimi na długo, tyle że negatywnie. Kooperacja instytucjonalna nacechowana jest z kolei podejściem formalnym i trzeba przyznać, że taki model ma swoją pozytywną stronę. Co prawda nie ma tu miejsca na więź emocjonalną, jakiej architekt może doświadczyć w trakcie współpracy nad projektem domu jednorodzinnego czy prywatnych wnętrz klienta, ale za to dominuje porządek w dokumentach. Po skonsultowaniu koncepcji projektowych zamawiający zawsze pisemnie potwierdza przedstawione rozwiązania (z uwagami lub bez). W przypadku potencjalnych sporów obie strony umowy zawsze są merytorycznie przygotowane do przedstawienia swoich racji przed sądem. Dla klienta uzgodnienie projektu to gwarancja, że architekt w dalszej pracy nie zmieni koncepcji ani w sposób znaczący od niej nie odejdzie. Dla architekta ta pisemna forma stanie się zabezpieczeniem na wypadek istotnych zmian, które zamawiający pragnąłby wprowadzić do projektu. One zaś upoważniałyby projektanta do spisania aneksu w zakresie przedmiotu umowy.
    Gdy po całym procesie koncepcyjnym architekt kończy projekt budowlano-wykonawczy, często inwestor pragnie wprowadzić zmiany niemal wywracające do góry nogami pierwotne założenia. Dotyczy to głównie zamówień na małe obiekty. W takich przypadkach zamawiający musi liczyć się z tym, że architekt będzie domagał się dodatkowego wynagrodzenia. Za podstawę do roszczeń finansowych posłuży dokonane wcześniej uzgodnienie rozwiązań projektowych oraz stan zaawansowania prac, będący jego wynikiem. Aby dopełnić formalną stronę stosownych postanowień umownych przy zobowiązaniach klienta do współdziałania i uzgadniania projektu, należy w umowie określić graniczne terminy, w jakich zamawiający ma prawo do analizy przedłożonych rozwiązań projektowych. Zdarza się, że klient informuje architekta, iż potrzebuje kilku dni na „przyzwyczajenie się” do przedstawionej koncepcji, po czym „zapomina” i... nic nie uzgadnia. Tym samym projektant ma podstawy do wszczęcia procedur zabezpieczających jego interesy.
    Niekiedy architekt nagle spostrzega, iż zamawiający, który uprzednio rozmyślił się w kwestii dalszej współpracy, realizuje inwestycję, wykorzystując jego projekt. Taki klient, wiedząc, że architekt nie będzie mógł dochodzić swoich praw, często znajduje innego tańszego architekta (nie informując go, że propozycje rozwiązań projektowych przygotował jego kolega po fachu i przedstawiając je jako własne). Następnie zleca – na bazie często sztucznie przerobionych rysunków – wykonanie właściwego projektu budowlanego. Oczywiście jest to naruszenie praw autorskich. Jednak udowodnienie tego przed sądem będzie utrudnione. Dlatego architekt, przed przekazaniem zamawiającemu do konsultacji fragmentów swojej pracy, powinien uzyskać na własnych kopiach pisemne potwierdzenie odebrania. Parafowanie winno nastąpić na każdym rysunku. Ważne, żeby znalazła się tam również data przekazania klientowi tego fragmentu pracy do analizy.
     
  • zobowiązanie zamawiającego do terminowego wywiązywania się ze zobowiązań finansowych wobec architekta – sprawa oczywista, a jednak projektanci wpadają czasem w pułapki nieuczciwych klientów. Zwykle inwestor, po przekazaniu dokumentacji projektowej, opłaca swojego architekta. Dobrze wie, że jeśli rozpocznie prace budowlane przed rozliczeniem się z projektantem, ten może posunąć się do szantażu i pod byle pretekstem wystąpić z wnioskiem (stosownym wpisem do dziennika) o wstrzymanie budowy. Możliwości w tym zakresie, zgodnie z literą prawa zresztą, są ogromne. Rozwiązanie takie nie stawia co prawda architekta w dobrym świetle, ale i zamawiający też nie „gra” uczciwie.
    Takie sytuacje zdarzają się stosunkowo rzadko, bowiem zamawiający, który już na etapie projektowania mnoży problemy z płatnościami, nie przedstawia się od najlepszej strony w momencie wyboru wykonawcy robót. Inwestorzy winni pamiętać, że środowisko budowlane w sytuacjach zagrożenia potrafi być wobec siebie bardzo lojalne. 

W gorszej sytuacji są architekci wykonujący pracę dla klienta, który... rozmyślił się i rezygnuje z inwestycji przed ukończeniem procesu projektowego. Trzeba się wówczas liczyć z tym, że klient będzie – jak mówią prawnicy – w zwłoce z opłaceniem należnego honorarium. Architekt ma wtedy dwie możliwości. Pierwsza z nich to dochodzenie swoich praw na drodze postępowania sądowego. Żmudna to droga i wręcz ciernista, szczególnie w krajach, gdzie sprawność wymiaru sprawiedliwości pozostawia dużo do życzenia. Jest jednak druga skuteczna możliwość.

  • zobowiązanie zamawiającego do złożenia stosownego depozytu, równego wartości przedmiotu umowy, na specjalnym koncie bankowym – taka propozycja złożona podczas negocjacji niemal u wszystkich klientów wywołuje irytację. Inwestorzy uważają, że jest to naruszenie ich godności osobistej, a architekt niemal jawnie sugeruje, że są oszustami. Doświadczenia pokazują, że problem, bynajmniej, nie jest śmieszny. Trzeba uzmysłowić klientowi, że architekt nie będzie mógł bezprawnie sięgnąć po zabezpieczone środki. Kopia umowy, wraz z harmonogramem terminów i płatności, znajdzie się w banku na koncie depozytowym. Bez potwierdzonego przez zamawiającego ukończenia określonego w harmonogramie etapu prac, bank nie wypłaci architektowi wynagrodzenia. Czynności te są niczym innym jak akredytywą bankową, bardziej znaną i częściej występującą w międzynarodowej wymianie handlowej. Zamawiający, dzięki możliwości skorzystania z tego typu oferty bankowej, będą mieli świadomość, że ich pieniądze są bezpieczne (w dodatku na oprocentowanym rachunku, tyle że zablokowanym). Czy zawsze trzeba stosować tę procedurę? Nie. W przypadku klientów o potwierdzonej wiarygodności i takich, do których architekt ma pełne zaufanie, taka propozycja mogłaby być rzeczywiście uznana za nietakt. Jeśli jednak inwestor jest architektowi nieznany i pierwszy kontakt z nim pozostawia wiele do życzenia, lub zamawiającycieszy się złą opinią biznesową, nie należy wahać się z wymuszeniem na nim zabezpieczającej finansowo klauzuli. Trzeba tu jednak dodać, że przy sprawdzaniu akredytywy wystawionej klientowi przez bank, powinny wystąpić klauzule odnośnie do jej zwolnienia. Należy – szczególnie w przypadku wyjątkowo perfidnych hochsztaplerów – liczyć się z sytuacją, w której zamawiający odmówi potwierdzenia, że praca architekta wykonana jest należycie. Tym samym doprowadzi do sytuacji, że takie zabezpieczenie straci swoją wartość. Aby uniknąć podobnych zdarzeń, w warunkach akredytywy musi znaleźć się klauzula, że bez zgody architekta nie można zwracać klientowi depozytu bankowego. Banki, co prawda, tego typu postępowanie mają opracowane, ale pod kątem umów o charakterze handlowym. Umowy o prace architektoniczne są jeszcze są dla nich czymś egzotycznym, dlatego trzeba dmuchać na zimne. Ewentualnie akredytywę można zastąpić powszechnie stosowanym w bankowości wekslem.

Zawsze są problemy przy rozliczeniach z klientami, którzy przy negocjacjach twierdzą, że pieniądze nie grają roli. Koledzy architekci twierdzący, że jest inaczej – popełniają błąd. Nie mieli jeszcze podobnych doświadczeń. Co prawda od każdej reguły zdarzają się wyjątki, ale to tylko wyjątki.

Po powyższych uwagach czytelnik może odnieść wrażenie, że klienci architekta są, generalnie, ludźmi nieuczciwymi i że to jest powodem tak wielu sposobów zabezpieczeń. Nic bardziej mylnego. W znakomitej większości współpraca pomiędzy stronami umowy układa się więcej niż poprawnie. Jednak mówimy o zamówieniach usług długoterminowych, których wartość niejednokrotnie jest wysoka. Nie należy się więc obrażać, kiedy mówi się o pieniądzach. Architekt odpowiada za sztab współpracowników i w momencie negocjacji musi uwzględniać również ich interes. Niefrasobliwe unikanie trudnych tematów może powodować niepotrzebne konflikty w zgranych zespołach projektowych. A przecież nic tak nie dzieli ludzi jak pieniądze. 

Uwaga dla zamawiających – nie należy obrażać się na architektów, gdy proponują niezbyt wygodne zapisy w umowie, zwłaszcza że jej treść w 90% zabezpiecza właśnie inwestora przed nierzetelnym architektem. Zobowiązania zamawiającego są praktycznie jedyną częścią umowy, w której występują jakiekolwiek warunki do spełnienia przez klienta. Dodajmy, że usługa architekta wykonana bez zabezpieczeń staje się dla niego świadczeniem wysokiego ryzyka, gdzie może być pozbawiony jakiejkolwiek ochrony prawnej.

Uwagi dla architektów – warto rozważnie sugerować inwestorom ich zobowiązania. W chwilach, kiedy negocjacje mogą zostać zerwane z powodu zbyt nerwowego podejścia do tych kwestii przez zamawiającego, architekt powinien zaproponować przerwę i dać klientowi trochę czasu na ich przemyślenie. Im mniej informacji posiada się na temat potencjalnego inwestora, z tym większą ostrożnością należy podchodzić do niefrasobliwości i pomijania zapisów mówiących o jego zobowiązaniach.

Ciąg dalszy nastąpi… •
 

Waldemar Jasiewicz, A...symetria umowy, wyd. I, 2006

 

 

Waldemar Jasiewicz
Waldemar Jasiewicz
Architekt IARP

przewodniczący Rady Podlaskiej Okręgowej Izby Architektów RP, rzeczoznawca budowlany

reklama

Warto przeczytać