Facebook

Architekt i jego praca, cz. XII

Z:A 78

KATEGORIA: A...symetria umowy

W tym odcinku cyklu A…symetria umowy zostaną przedstawione niezbędne składowe umowy, czyli rozdziały i załączniki. Może on stanowić wzorzec do indywidualnego jej przygotowania, w zależności od potrzeb umawiających się stron.

W tym odcinku cyklu A…symetria umowy zostaną przedstawione niezbędne składowe umowy, czyli rozdziały oraz załączniki. Może on stanowić wzorzec do indywidualnego przygotowania umowy, w zależności od potrzeb umawiających się stron.

Czas zatem określić podstawowe warunki, którymi musi operować każda umowa, a następnie – indywidualnie dopasowywane moduły, zależne od skali przyszłego przedsięwzięcia.

Czas

Jest to element „kultowy” każdej umowy. Określa on nie tylko datę jej zawarcia, lecz także całościowy harmonogram realizacji jej przedmiotu. Należy zatem wyodrębnić w dokumencie kluczowe kwestie, w których czas odgrywa główną rolę. Stanowi on dla sądów, rozstrzygających spory pomiędzy stronami, podstawę w rozpatrywaniu pozwów.

  • data podpisania (zawarcia) umowy oznacza zainicjowanie współpracy. To również początek wzajemnych zobowiązań oraz świadomość odpowiedzialności za realizację prac określonych jej przedmiotem;
  • termin dostarczenia przez zamawiającego niezbędnych dokumentów umożliwiających architektowi realizację umowy – bardzo istotny element determinujący prawidłowe i terminowe wywiązanie się przez architekta ze zobowiązań leżących po jego stronie;
  • termin realizacji przez architekta poszczególnych etapów umowy – kluczowe i najważniejsze daty, mające podstawowe znaczenie przy roszczeniach finansowych ze strony architekta względem zamawiającego;
  • termin weryfikacji dokumentów – typowy symetryczny fragment umowy. Architekt w wyznaczonym czasie musi zgłosić zamawiającemu ewentualne uwagi w zakresie dostarczonych mu dokumentów formalnoprawnych lub względem prawidłowości wykonania zobowiązań, których się podjął w trakcie negocjacji. Zamawiający zaś ma określony termin na zweryfikowanie poprawności dostarczonej mu przez architekta dokumentacji, której wykonanie określa przedmiot umowy;
  • termin płatności honorarium – ustalenie granicznej daty, kiedy należna za pracę płaca powinna znaleźć się na koncie architekta;
  • terminy usuwania usterek przez wykonawcę – jeżeli w trakcie sprawdzania dostarczonego projektu zostaną ujawnione istotne wady pomniejszające jego wartość lub użyteczność zamawiający wyznacza architektowi stosowne daty na ich poprawę;
  • terminy pełnienia nadzoru autorskiego – określają, w jakim czasie architekt musi przystąpić do wywiązywania się z części umowy dotyczącej nadzoru autorskiego;
  • terminy związane z zawieszeniem realizacji umowy – wskazują specyficzne ustalenia dotyczące ww. sytuacji. Definiują one czas i okres, w jakim może to nastąpić. Należy określić również zasady wywiązania się przez zamawiającego ze zobowiązań finansowych, które wynikają z zawieszenia realizacji umowy.

Miejsce

Element określający miejsca poszczególnych zdarzeń, jakie wynikają z podpisanej umowy. Mogą to być:

  • miejsce podpisania umowy – gdzie umowa została zawarta;
  • miejsce realizacji umowy – to zwykle lokalizacja przyszłej inwestycji, która najczęściej znajduje się gdzie indziej aniżeli siedziba zamawiającego lub architekta;
  • miejsce dostarczenia (odbioru) dokumentacji – określa punkt, gdzie zrealizowany przedmiot umowy zostanie przekazany protokołem zdawczo-odbiorczym;
  • miejsca pełnienia nadzoru autorskiego –prowadzony jest on w kilku lokalizacjach, najczęściej to plac budowy. Może to też być pracownia architekta, w przypadkach koniecznych do sporządzenia alternatywnych rozwiązań technicznych (nie należy tego mylić z projektami zamiennymi). Innymi bywają: siedziba zamawiającego, siedziba generalnego wykonawcy, miejsce prezentacji nowych technologii, których zastosowanie rozważa inwestor (zamawiający) lub które sugeruje generalny wykonawca. Zatem, jak widać, precyzyjne określenie miejsca pełnienia nadzoru nie jest łatwe i może wymagać dokładniejszego zapisu we właściwym fragmencie umowy.

Przedmiot umowy

To najważniejsza część umowy o architektoniczne prace projektowe. Jej źle zdefiniowany przedmiot jest – można śmiało powiedzieć – przyczyną prawie wszystkich konfliktów pomiędzy klientem a architektem. Ze względu na obszerność problemu oraz założenie uniwersalności specjalistycznego wzorca umowy szczegółowe aspekty związane z tym tematem zostaną opisane w oddzielnej części, poświęconej jej poszczególnym modułom.

Warunki finansowe

Warunki finansowe to nie tylko sprawy związane z honorarium za przedmiot umowy, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut. W praktyce wykonywania zawodu architekta występuje cały ciąg działań, które nie są pracami projektowymi, a których koszty, zwyczajowo, leżą w gestii zamawiającego. Należy tu rozróżnić ich dwie grupy: pierwszą – związaną z bezpośrednią pracą projektową (bezpośrednie wynagrodzenia projektantów) i drugą – wynikającą z konieczności pokrycia wydatków niezbędnych dla prawidłowej realizacji zamówienia, często trudnych do wyliczenia na etapie ustalania warunków finansowych. Do kosztów takich zalicza się:

  • stawka za kilometr użycia samochodu architekta w czasie pełnienia nadzoru autorskiego;
  • koszty biura na placu budowy, łącznie z jego wyposażeniem, oświetleniem i ogrzewaniem;
  • wydatki wynikające z powielania rysunków i dokumentów w liczbie przekraczającej określoną w umowie oraz sporządzania filmów i fotografii;
  • koszty przejazdu, o ile dotyczą one odległości, która przekracza 15 km (liczonych od siedziby firmy architekta), w wysokości nie większej od ustawowych stawek ryczałtowych, oczywiście jeśli nie zostaną udokumentowane i uzgodnione większe wydatki;
  • odszkodowania za rozłąkę i koszty przejazdów do domu zgodnie z ustawowymi stawkami ryczałtowymi, o ile na podstawie stawek godzinowych nie zostały dla pracowników architekta ustalone wartości wyższe. O zwrot tych środków architekt występuje do zamawiającego, jeżeli zmuszony jest wypłacać takie ekwiwalenty swoim pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę;
  • pozostałe wydatki związane z długimi podróżami, o ile porozumienia ich dotyczące zostały zawarte pisemnie przed wyjazdem służbowym;
  • koszty związane z uzgadnianiem dokumentacji (np. BHP, sanepid, ZUD, ppoż., dotyczące warunków technicznych od właścicieli mediów czy specjalistycznych operatów i ekspertyz itp.).

Powyższy wykaz przedstawia indeks warunków, które w jednym zamówieniu występują, a w innych nie. Zakres prac projektowych – pomimo różnic, o których napisano już wcześniej – ma tzw. stałą grupę kosztową, różniącą się parametrami ekonomicznymi w zależności od wielkości biura architekta bądź mającą bezpośredni związek z wielkością i zakresem zamówienia. Co najistotniejsze, ta pula wydatków jest stosunkowo łatwo policzalna.  Istnieje też grupa kosztowa, która może, ale nie musi, wystąpić. Takie wydatki albo dolicza się do globalnego honorarium, albo ustala się ich refundację podczas negocjacji. Trzeba zwrócić uwagę, że w ich fazie tzw. realne złapanie przyszłych wydatków bywa bardzo utrudnione, by nie powiedzieć niemożliwe. Przykładowo, są to całkowite koszty biura architekta na placu budowy. Wykonawcy budowlani powiedzą, że nie widzą w tym żadnego problemu. Tabele i wskaźniki kosztorysowe, którymi posługują się ich firmy, uwzględniają tego typu wydatki niemal w każdej pozycji. Należy jednak zważyć, że mówimy tu o dwóch różnych skalach zamówień. Prac projektowych dotyczy tylko niewielka część kosztów całego procesu inwestycyjnego, zatem utrzymanie biura na budowie dla wykonawcy robót budowlanych to mniej więcej taki udział w kosztach ogólnych, jak nakłady na artykuły biurowe w pracowni architekta.  Z pewnością odezwą się głosy, że: „trudno, ale wolny rynek wymaga, aby architekt przeprowadził takie kalkulacje i podał swoją ofertę”. Proszę zatem wyobrazić sobie minę zamawiającego, kiedy dowie się, że koszt całkowity opracowania projektu wynosi np. 100, a koszt utrzymania biura na budowie, połączony z hotelami dla jego pracowników, odszkodowaniami za rozłąkę z rodziną (ten koszt ciążący na pracodawcy wynika wprost z Prawa pracy) etc. wyniesie dodatkowo 150 (ponieważ zadanie inwestycyjne jest na tyle duże, że nie zostanie ukończone w pół roku). Jego poziom adrenaliny inwestora ulegnie pewnie kilkakrotnemu zwiększeniu. Architekta zresztą też, gdy będzie musiał wysłuchać kilku niemiłych zdań pod własnym adresem. Reasumując, w trakcie negocjacji obie strony będą miały dodatkowe utrudnienie finansowe. Na pocieszenie pozostaje dodać, że rozmowy te dotyczyć będą zamówień o większej skali, zatem przy 90% zleceń problem nie wystąpi. Jest jednak grupa kosztowa, pojawiająca sie nawet przy najmniejszym zamówieniu projektowym. To koszty uzgodnień projektu przez różne instytucje lub organizacje, których akceptacja wymagana jest przepisami prawa budowlanego. Negocjując warunki umowy, architekt zwykle nie ma pojęcia co do personalnej strony uzgodnienia projektu. Są oczywiście tzw. uzgodnienia rutynowe – bezpieczeństwa i higieny pracy (obecnie na życzenie zamawiającego), straży pożarnej czy rzeczoznawcy do spraw sanitarnych. I chociaż teoretycznie można przewidzieć te wydatki, to ich wysokość ulega ciągłym zmianom i praktycznie za każdym razem jest inna. Ta grupa wydatków stanowi jednak element, który przy średnich (na pewno niemałych) zleceniach „brany” jest przez architekta w ramach honorarium. Pozostałe koszty uzgodnień czy akceptacji, których wykonanie będzie inwestorowi w decyzji administracyjnej narzucone, to znacznie delikatniejszy problem. Bywa, że architekt wykonujący prace w imieniu zamawiającego spotka się z biurokratyczną paranoją. To największy horror, jaki globalnie rozrastająca się urzędnicza machina może zaserwować zarówno inwestorowi, jak i projektantowi. Nie bez powodu padło tu to dramatyczne określenie. Wymóg uzyskania jednego uzgodnienia wymusza uzyskanie kolejnego (którego wcześniej nie można było przewidzieć), a to z kolei generuje następne. Czasem ta biblijna droga od Annasza do Kajfasza ciągnie się miesiącami, przy czym każda z instytucji wymaga albo opłat skarbowych, albo wystawia inwestorowi lub działającemu w jego imieniu architektowi kolejne faktury. Projekt przez cały czas obrasta dziesiątkami wszelkiego typu pieczęci i staje się coraz bardziej „ważny”. I tak, po zebraniu całego pakietu mniej lub bardziej sensownych podpisów inwestor jest gotowy, aby złożyć go we właściwym lokalnym urzędzie wraz z wnioskiem o wydanie decyzji zezwalającej na wybudowanie w oparciu o niego obiektu.

Jeżeli czytający to potencjalni inwestorzy sądzą, że to koniec wspomnianego horroru, to są w dużym błędzie. To dopiero początek. Zawsze znajdzie się jakiś sfrustrowany biurokrata (a jest to najczęściej niespełniony zawodowo architekt), który zgłosi potrzebę i konieczność uzyskania kolejnych pieczęci uzgadniających projekt np. z Administracją Księżyca czy innym obiektem w przestrzeni kosmicznej.  Kiedy już strasznie „wymęczony” formalizmem projekt zostanie poświadczony ostatnią pieczęcią zezwalającą na budowę, inwestor po spokojnej analizie wydatków ze zdumieniem stwierdzi, że koszty bynajmniej nie są małe, a przy domach jednorodzinnych nawet zbliżone do honorarium architekta lub większe! Każdy urzędnik ma prawo czuć się dotknięty powyższym wywodem, bowiem według niego czynności administracyjne stanowią wyższą konieczność. A tak naprawdę chodzi wyłącznie o utrzymywanie z pieniędzy podatników zbędnych etatów nieprodukcyjnych. Czy opisane wyżej przypadki są polską specjalnością? Niestety nie. To zjawisko o zasięgu globalnym.  Pozostaje zatem pytanie: kiedy architekt może sobie pozwolić na ustępstwa negocjacyjne w sprawie wzięcia na siebie kosztów uzgodnień? Z pewnością przy bardzo dużych zamówieniach lub wiedząc z góry, że nie wpadnie w powyższą pułapkę – na podstawie znajomości miejscowych relacji i stosunków. W przeciwnym razie można pod względem ekonomicznym wywrócić własną pracownię projektową do góry nogami. Ta uwaga skierowana jest szczególnie do młodych architektów, którzy dopiero rozpoczynają samodzielną działalność, lub do należących z grupy tzw. artystów, dla których pojęcia „ekonomia” czy „logika finansowa” to taka sama abstrakcja, jak dla laików współczesne malarstwo czy poezja. Czytelnik zapewne jest zdziwiony, że z pozoru tak niewinnej kwestii poświęciłem tyle miejsca. Wiem jednak z praktyki, że – szczególnie przy małych zamówieniach – niekontrolowane grupy kosztowe mogą stać się najczęstszą przyczyną konfliktów w relacjach klient – architekt. Oczywiście, poza ustaleniem zasad zwrotu kosztów występują te najważniejsze, tj. sprawy związane z honorarium i harmonogramem płatności. Ten temat poruszę szerzej w jednym z kolejnych artykułów, przy szczegółowych ustaleniach umowy. Inne ważne do określenia w umowie sprawy finansowe to kwestie związane z poziomem kar umownych, co do których następuje zgodność stron przy nienależytym wykonaniu jej przedmiotu – i o tym poniżej.

Sankcje za naruszenie warunków umowy

Każda umowa ma taki fragment, którego żadna ze stron nie lubi. Dotyczy on sankcji, popularnie zwanych karami. Są one jednym z najdrażliwszych elementów negocjacji. Zasada nadrzędna zakłada w maksymalnym stopniu odłożenie tej części rozmów na późniejszy termin. Stroną, która w ogóle na ten temat nie chce rozmawiać, jest zwykle sam architekt. Zamawiający zaś wykorzystuje pozycję dominującą i stara się jak najszybciej „złapać” go w ich „klamry” sankcji i kar. Regułą jest wyczekanie właściwego momentu.  Kiedy w negocjacjach poruszyć problem sankcji? Odpowiedź jest prosta: gdy jedna ze stron dała się już wcześniej do tego stopnia „podpuścić”, że uzyskana przewaga jest wyraźna i można przystąpić do „ostatecznego ciosu” – zamknąć rozmowy zadowalającymi daną stronę karami.  Może czytelnicy się zdziwią, ale wcale nie jest zasadą, że to zamawiający ma przewagę. Dobrze prowadzone przez architekta negocjacje często przechylają szalę na jego stronę. Można oczywiście dużo mówić o symetrii umowy. Generalnie chodzi o to, aby uzyskać jak najwięcej korzyści przy minimalnym wysiłku. Tyle że nie może się to odbywać w drodze dyktatu jednej ze stron, tylko dzięki uczciwej pertraktacji. Inaczej, czas poświęcony na ustalanie warunków umowy trzeba uznać za stracony. Generalizując, sankcje umowne to jedna z bardziej zapalnych kwestii w relacjach klient – architekt.  Najczęściej występujące ich warunki to:

  • odstąpienie od umowy przez jedną ze stron i z jej winy;
  • zwłoka w dokonaniu płatności honorarium;
  • poślizg w wykonaniu poszczególnych składników projektu;
  • zwłoka w usunięciu wad poszczególnych składników projektu;
  • opóźnienie w przybyciu, na wezwanie zamawiającego, w celu odbycia nadzoru autorskiego.

Należy pamiętać o dwóch zasadach:

  • jeżeli poniesiona szkoda przekracza wysokość kary umownej, uprawniony może dochodzić odszkodowania uzupełniającego. Jeżeli zobowiązanym do tego jest architekt, winno to następować w oparciu o jego polisę ubezpieczeniową OC, w ramach zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
  • strony zawsze mogą polubownie odstąpić od naliczania kar umownych.

Kiedy w trakcie prowadzonych rozmów „gęstnieje atmosfera”, zawsze warto wyciągnąć dłoń w drugą stronę. Takie zachowanie przezwycięża pojawiający się na horyzoncie impas i pozwala przejść w łagodny sposób do innych problemów, których do omówienia jest jeszcze sporo.

 

Ciąg dalszy nastąpi…

 

Waldemar Jasiewicz
Waldemar Jasiewicz
Architekt IARP

przewodniczący Rady Podlaskiej Okręgowej Izby Architektów, rzeczoznawca budowlany, do 2004 roku współwłaściciel pracowni projektowej

reklama

Warto przeczytać